Refleksi Dalam Memperkenalkan Pendekatan Kemitraan Terhadap Kemitraan yang Ada
Takara Morgan[i]
(bagian pertama dari dua tulisan)
Ringkasan
Saya (Takara, peny) telah menemukan analogi sebagai kerangka yang berguna ketika memikirkan praktek broker kemitraan saya. Makalah ini menarik analogi antara fungsi seorang insinyur dan seorang pialang kemitraan serta membahas pelajaran yang dipetik dari memperkenalkan pendekatan broker kemitraan untuk kemitraan yang ada. Makalah ini kemudian mengeksplorasi faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan oleh seorang broker kemitraan untuk memahami apakah kemitraan tertentu siap dengan cara baru untuk bermitra dan berkolaborasi – atau dengan kata lain, apakah kemitraan tersebut ‘siap-retrofit’.
Pengantar – Antara Insinyur dan Broker Kemitraan
Apa yang dapat dipelajari oleh broker kemitraan dari para insinyur? Tampaknya tidak banyak. Di permukaan, insinyur bahkan dapat dianggap sebagai antitesis dari broker kemitraan. Seorang arsitek mendesain struktur dan insinyur kemudian menerapkan prinsip-prinsip ilmiah untuk membangun struktur dengan mempertimbangkan kepraktisan, peraturan, dan biaya di antara faktor-faktor lainnya. Struktur sering dianggap kaku. Di sisi lain, tidak ada cetak biru untuk kemitraan – mereka terus berkembang dan sangat kontekstual. Kemitraan sama sekali tidak kaku.
Namun, terkadang, pemilik gedung mengidentifikasi retakan atau kerentanan lain dalam struktur dan meminta seorang insinyur untuk melakukan penilaian. Insinyur kemudian bekerja dengan perdagangan (with trades) untuk menstabilkan struktur agar lebih awet. Insinyur juga dapat diminta untuk membantu mengoptimalkan fitur struktural untuk ditingkatkan kinerja, misalnya, memodifikasi bangunan untuk meningkatkan efisiensi energi. Broker kemitraan juga bisa dibawa ketika masalah diidentifikasi untuk meninjau kinerja kemitraan dan bekerja dengan mitra untuk mengoptimalkan kemitraan.
Selain itu, para insinyur tahu bahwa sangat penting untuk mengambil pendekatan yang komprehensif dan melihat struktur integritas keseluruhan daripada berfokus pada satu anggota (atau bagian dari struktur). Demikian pula broker kemitraan juga tahu pentingnya melihat gambaran besar dan seberapa sering satu tantangan sering dianggap sebagai gejala yang lebih luas dan lebih dalam, yang mungkin terlihat atau tersembunyi. Makalah ini akan mengeksplorasi ‘tantangan retrofit’ ketika memperkenalkan pendekatan perantara kemitraan melalui kemitraan dan menyoroti pentingnya peran broker kemitraan, yang seperti seorang insinyur, menilai apakah kemitraan ‘siap retrofit’ sebelum menerapkan beban ekstra[i].
Mendefinisikan ‘retrofit’
Pertama, apa yang dimaksud dengan ‘retrofit?’ The Merriam-Webster Dictionary mendefinisikan ‘retrofit’ sebagai: “untuk melengkapi sesuatu (seperti komputer, pesawat terbang, atau bangunan) dengan suku cadang atau peralatan baru atau yang dimodifikasi tidak tersedia atau dianggap perlu pada saat pembuatan.”[i]
Sementara retrofit lebih umum diterapkan pada konstruksi dan manufaktur, hal itu juga merupakan konsep yang tepat untuk diterapkan pada kemitraan yang sudah terjalin. Untuk keperluan makalah ini, definisi di atas telah dimodifikasi menjadi berikut: “Untuk melengkapi sesuatu (seperti kemitraan) dengan alat, keterampilan, ide, dan pendekatan yang tidak tersedia atau dianggap perlu pada saat dimulainya.”
Refleksi untuk Mendukung Retrofit Kemitraan – Menyeimbangkan Seni dan Ilmu Pengetahuan.
Sementara Siklus Bermitra sering disajikan sebagai proses yang rapi dan agak linier,[ii]4 kenyataannya jarang terjadi demikian. Pialang kemitraan sering dibawa pada situasi kemitraan dan hubungan yang berantakan dan terkadang tidak berfungsi di tengah jalan, untuk bekerja melalui isu-isu tertentu yang telah diidentifikasi. Dalam pengalaman penulis, broker kemitraan sering kali tidak terlibat dalam fase ‘pelingkupan dan pembangunan’ dari sebuah kemitraan. Lebih sering daripada tidak, broker kemitraan baru dibawa selama masa ‘mengelola dan fase mempertahankan’ atau fase ‘meninjau dan merevisi’. Dalam arti tertentu, kemitraan telah dibangun ketika broker kemitraan ditunjuk untuk mendukung mitra menilai kemitraan itu untuk melakukan retrofit. Hal ini menimbulkan sejumlah tantangan kompleks bagi broker kemitraan yang perlu menyeimbangkan ilmu dari pendekatan “by-the-book” dan berbasis bukti, dengan seni intuisi dan pragmatisme yang mungkin diperlukan untuk kemitraan tertentu dalam konteks tertentu.
Tantangan-tantangan ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
- Menjaga agar mitra tetap fokus pada kemitraan daripada detail operasional;
- Memahami sejarah kemitraan dan ekonomi politik untuk menyesuaikan dukungan;
- Membangun kepercayaan dan kredibilitas;
- Mengelola ekspektasi tentang bagaimana pendekatan perantara kemitraan dapat mendukung keberlanjutan kemitraan; dan
- Memastikan lingkungan yang memungkinkan untuk memperkenalkan pendekatan perantara kemitraan.
Beberapa tantangan ini tidak unik untuk kemitraan yang sedang berlangsung, namun, sering kali ada lapisan tambahan kompleksitas ketika mendukung kemitraan yang ada yang perlu dinavigasi oleh broker kemitraan. Makalah ini sekarang akan mengeksplorasi setiap tantangan dan pelajaran yang dapat dipetik.
Menjaga mitra tetap fokus pada kemitraan daripada detail operasional.
Dalam pengalaman penulis, ketika kemitraan sudah berjalan dan proyek atau kegiatan sudah beroperasi, ada kecenderungan untuk menginginkan ‘kemenangan cepat’ dan karena mitra terganggu oleh detil operasional daripada berpikir secara strategis tentang kemitraan. Seringkali sulit untuk memisahkan kemitraan dari proyek. Dalam konteks ini, broker kemitraan memiliki peran kunci dalam membawa perhatian mitra kembali ke kemitraan dan mendorong mitra untuk mengatur pertemuan terpisah untuk membahas rincian operasional. Dalam melakukannya, bagaimanapun, broker kemitraan perlu mempertimbangkan konteks untuk memastikan mereka menambah nilai kemitraan. Misalnya, tidak ada gunanya broker kemitraan bersikeras membahas kemitraan jika semua mitra ingin membahas rincian operasional. Dalam satu contoh, penulis mengizinkan mitra untuk mendiskusikan detail operasional karena beberapa mitra terganggu dan diskusi tentang detail operasional jelas akan menjadi penggunaan waktu semua orang lebih produktif.
Secara keseluruhan, untuk memastikan diskusi kemitraan tetap strategis, penting bagi broker kemitraan untuk:
1. Bertemu setiap mitra sebelum lokakarya untuk memastikan harapan yang konsisten tentang tujuan lokakarya itu;
2. Pertimbangkan partisipasi dan jika staf operasional terlibat, pastikan mereka mengetahui dengan jelas tentang tujuan lokakarya
3. Tegaskan di awal lokakarya bahwa ini adalah diskusi strategis dan meminta peserta saling bertanggung jawab untuk tidak mengangkat masalah operasional; dan
4. Jika rincian operasional masih dinaikkan, gunakan “tempat parkir” untuk memastikan masalah ini ditangkap dan ditindaklanjuti secara terpisah.
Memahami konteks kemitraan dan ekonomi politik
Terlibat ditengah jalan melalui kemitraan merupakan tantangan bagi pialang kemitraan untuk memahami sejarah interaksi antara mitra dan alasan yang mendasari keadaan kemitraan. Ketika broker kemitraan tidak memahami gambaran lengkap atau menghargai pekerjaan mitra telah dilakukan, hal itu secara serius dapat mempengaruhi bagaimana mereka merancang dukungan mereka. Hal ini, pada gilirannya, dapat berdampak merugikan pada diskusi kemitraan (misalnya, lihat studi kasus 1). Dalam pengalaman penulis, sangat penting jika waktu dan sumber daya[i] diinvestasikan untuk memungkinkan broker kemitraan bekerja dengan masing-masing mitra individu untuk mengeksplorasi sejarah kemitraan sebelum menyatukan semua mitra. Hal ini akan mengaktifkan dukungan broker kemitraan untuk menyesuaikan dukungan mereka dengan baik guna memenuhi kebutuhan kemitraan.
Studi Kasus 1:
Seorang broker kemitraan eksternal ditunjuk untuk mendukung tiga mitra, salah satunya penulis adalah anggota staf. Penulis dan seorang rekan telah mendukung kemitraan selama sembilan bulan sebelum broker eksternal ditunjuk oleh donor baru. Broker eksternal bertemu dengan masing-masing mitra sebelum mengadakan lokakarya dan dalam pertemuan-pertemuan sampingan ini, dijelaskan kemajuan apa yang telah dicapai.
Meskipun demikian, broker kembali ke “buku” untuk mengidentifikasi peran, tanggung jawab, dan sumber daya yang sebelumnya telah didiskusikan dan disepakati oleh para mitra. Para mitra merasa hal ini membuang-buang waktu dan menyuarakan keprihatinan mereka dalam lokakarya. Penulis mendiskusikan masalah ini dengan broker eksternal saat istirahat, dan agenda kemudian diatur ulang untuk memastikan lokakarya memenuhi kebutuhan mitra dan membantu membangun pekerjaan yang ada.
Mengelola ekspektasi tentang bagaimana pendekatan perantara kemitraan dapat mendukung kemitraan yang sedang berlangsung.
Perantaraan kemitraan bukanlah laksana peluru perak seperti yang diharapkan beberapa orang. Hal ini merupakan komitmen jangka panjang untuk mendukung mitra guna mengelola, memelihara, meninjau dan merevisi kemitraan sesuai kebutuhan, dan kemudian mempertahankan hasil. Secara keseluruhan, memastikan mitra memahami tujuan perantara kemitraan, apa yang terlibat, dan mengapa hal itu krusial , sangat penting untuk dibangun sejak awal. Hal ini terutama terjadi jika mitra memiliki sedikit masukan dalam penunjukan broker kemitraan itu. Kesalahpahaman apa pun dapat menyebabkan masukan perantara kemitraan tidak memenuhi semua harapan mitra dan bahkan dapat berdampak negatif terhadap kemajuan kemitraan.
Namun pada kenyataannya, merupakan tantangan untuk memastikan semua mitra memiliki pemahaman yang sama tentang pendekatan perantara kemitraan seperti yang ditunjukkan oleh studi kasus 2. Sementara slide deck perantara kemitraan sering disampaikan sebagai bagian dari pengenalan lokakarya, pendekatan ini bisa penuh dengan bahaya, terutama untuk kemitraan yang sudah berjalan. Dalam beberapa kasus, presentasi teori dapat menjauhkan broker kemitraan dari mitra hanya pada saat mereka mencoba untuk membangun kepercayaan dan hubungan dan untuk menunjukkan nilai tambah mereka. Broker kemitraan dapat tampak menyendiri dan tidak berhubungan dengan realitas praktis dari kemitraan yang ingin mereka dukung.
Pada saat yang sama, penting bagi mitra untuk memiliki pemahaman yang sama tentang prinsip utama dari perantara kemitraan dan beberapa prinsip dan terminologi. Hal ini memberikan landasan penting untuk diskusi dan mendukung mitra berpikir di luar status quo. Dalam pengalaman penulis, diperlukan pendekatan pragmatis yang seringkali melibatkan lebih sedikit ilmu dan lebih banyak seni. Misalnya, satu atau dua slide tentang perantara kemitraan dan menerapkan pendekatan belajar sambil melakukan dengan teori yang terintegrasi keseluruhan, daripada memiliki presentasi teori yang terpisah.
Studi Kasus 2: Dalam satu lokakarya perantara kemitraan yang difasilitasi oleh penulis, agenda disetujui oleh semua mitra (termasuk tiga lembaga pemerintah dan organisasi penulis, sebuah LSM). Tinjauan singkat tentang perantara kemitraan akan diberikan sebelum beralih ke kegiatan partisipatif termasuk pemetaan sumber daya, peran dan tanggung jawab, dan mengidentifikasi faktor keberhasilan kemitraan.
Setelah pengenalan singkat tentang pendekatan perantara kemitraan, salah satu mitra menyela dan mengatakan bahwa mereka tidak datang untuk belajar teori. Mereka juga mengumumkan bahwa mereka harus pergi pada waktu makan siang, setengah jalan dari lokakarya sehari penuh. Setelah berdiskusi dengan para mitra, agenda lokakarya dimodifikasi untuk fokus pada detail operasional guna memanfaatkan waktu semua orang dengan sebaik-baiknya dan rekan nasional penulis mengambil alih memfasilitasi workshop tersebut.
Dalam hal ini, diperlukan persiapan lebih lanjut dengan mitra tersebut untuk memahami dan mengelola harapan mereka. Namun, kasus ini juga menyoroti tantangan untuk mendukung para mitra untuk memiliki pemahaman yang sama tentang pendekatan tersebut ketika mereka ingin lebih fokus pada hasil yang praktis dan nyata.
Meraih Kepercayaan dan Membangun Kredibilitas
Tanpa kepercayaan dan kredibilitas, masukan dari broker kemitraan akan sulit untuk menjadi efektif dan dihargai. Dalam beberapa konteks, ada lapisan kompleksitas tambahan karena karakteristik pribadi broker kemitraan yang membuat mendapatkan kepercayaan dan membangun kredibilitas semakin sulit. Misalnya, sebagai seorang asing, broker kemitraan dapat dilihat sebagai orang luar dan tidak memahami konteksnya, yang dapat dianggap sebagai keuntungan atau kerugian tergantung pada perspektif Anda. Gender, usia, dan faktor keragaman lainnya juga dapat memengaruhi bagaimana seorang perantara kemitraan diterima. Mengatasi bias mitra dapat memerlukan waktu persiapan ekstra yang perlu dipertimbangkan oleh pialang kemitraan sebagai bagian dari persiapan mereka. Misalnya, mengalokasikan lebih banyak waktu untuk membicarakan pendekatan dengan mitra dan menyoroti pekerjaan sebelumnya, jika perlu.
Menilai lingkungan yang mendukung
Seorang broker kemitraan juga perlu memastikan adanya lingkungan yang memungkinkan untuk memperkenalkan pendekatan broker kemitraan di antara semua mitra, bukan hanya organisasi yang menunjuk mereka. Dalam studi kasus 2 di atas, tidak cukup waktu yang dialokasikan untuk bertemu dengan mitra individu untuk mengeksplorasi harapan mereka. Selain itu, mitra tidak siap untuk berpikir secara berbeda tentang kemitraan dan juga cara kerja mereka tidak dapat disesuaikan dengan pendekatan perantara kemitraan. Ini menggarisbawahi pentingnya bekerja dengan mitra untuk mengeksplorasi apakah kemitraan ‘siap-retrofit’ sebelum memberikan masukan substantif, yang sekarang akan dieksplorasi oleh makalah ini.
Pertimbangan untuk Retrofit Kemitraan.
Seperti ketika seorang insinyur menilai struktur untuk perkuatan, broker kemitraan juga perlu bekerja sama dengan mitra untuk menilai apakah retrofit: pertama, diinginkan, dan kedua, mungkin – atau dengan kata lain, apakah kemitraan itu ‘retrofit-ready.’ Sebelum menerapkan beban ekstra ke bangunan, seorang insinyur menilai pondasi dan jika tidak cukup kuat, sandarkan terlebih dahulu sebelum memberikan beban tambahan. Jika beban ekstra diterapkan di mana fondasi tidak dirancang untuk menahannya, hal ini dapat menyebabkan kerusakan serius. Hal yang sama juga berlaku pada perantara kemitraan.
(bersambung)
[i] Misalnya, sumber daya untuk juru bahasa independen guna mendukung percakapan ini, jika diperlukan.
[i]Merriam-Webster Dictionary, definition of “Retrofit,” https://www.merriam-webster.com/dictionary/retrofit
[ii]Lihat, “The 4-phase Partnering Cycle”, dalam Tennyson, R. and Mundy, J., 2018, “Partnership Brokers in Action: Partnership Brokers Training Course Workbook”, (2nd Edition), p. 33
[i] Idealnya, menerapkan pendekatan perantara kemitraan tidak akan dilihat sebagai “beban tambahan” tetapi diintegrasikan ke dalam cara kerja yang baru. Namun, setidaknya pada awalnya, seperti konsep atau aktivitas manapun yang diperkenalkan, hal itu kemungkinan akan terlihat sebagai tambahan kerja.
[i] Hanoi, Vietnam, Agustus 2019, sebagai tugas akhir untuk memperoleh akreditasi pada Partnership Broker Association
[i] Judul ini adalah pengembangan kata dari yang oleh Van Tulder dan Kahlen sebut sebagai ‘tantangan kecocokan’. Referensi: Van Tulder, R. dan Kahlen, T. 2019. ‘Menciptakan Kesesuaian yang Lebih Baik: Peran Cakupan untuk Pialang Kemitraan’ di Scott. LED.). “Membentuk Perubahan Berkelanjutan: Peran Perantara Kemitraan dalam Mengoptimalkan Tindakan Kolaboratif”, Oxon: Routledge, hal. 3