Bagian ke-2 dari 2 tulisan

Mengambil Kendali Komunikasi Virtual

Ada banyak ilmu yang bisa mengajari kita tentang proses komunikasi, dan membantu kita untuk secara sadar berkomunikasi lebih baik. Di bawah ini adalah ringkasan dari ‘oleh-oleh’ saya, yakni hal-hal yang paling berhubungan dengan saya… meski jelas bukan daftar yang lengkap!

• Minimalkan jumlah komunikasi yang dilakukan secara virtual: Meskipun tidak mungkin untuk menghapus komunikasi virtual sepenuhnya, penting agar komunikasi tatap muka terjadi sesering mungkin. Ini sangat penting ketika mengembangkan hubungan baru, memperbaiki hubungan atau berurusan dengan konflik / pengambilan keputusan yang membuat stres.
• Saat Anda harus berkomunikasi secara virtual, pilih metode yang tepat: Konferensi video lebih baik daripada panggilan telepon, panggilan telepon lebih baik daripada email, email lebih baik daripada pesan teks. Yakinkan Anda meramunya dengan baik, dan jagalah agar orang benar-benar berinteraksi sebanyak mungkin.

Tentukan Beberapa Aturan Dasar

• Setujui sebelumnya alat komunikasi virtual mana yang akan Anda gunakan: Rencana komunikasi yang merinci aturan dasar komunikasi, harapan dan metode perlu ditetapkan, dipantau, dan disesuaikan sepanjang masa kemitraan.
• Ingat ketika menyusun rencana ini untuk memasukkan metode komunikasi yang akan Anda gunakan: Apa yang harus dilakukan melalui pesan teks? Seberapa sering atau jenis percakapan apa yang harus dilakukan melalui telepon atau melalui konferensi video? Apa yang harus masuk ke email? Siapa yang perlu disertakan dalam setiap jenis komunikasi?

Kurangi Salah Persepsi Lawan Bicara

“Jangan pernah mengaitkan kedengkian yang cukup dijelaskan dengan kebodohan”: Meskipun ‘kebodohan’ agak kuat di sini, ‘Pisau Cukur’ Hanlon cocok untuk komunikasi virtual. Memahami seperti yang kita lakukan betapa sulitnya untuk mendapatkan komunikasi virtual yang benar, bersedialah memberi orang manfaat dari keraguan. Pertimbangkan bahwa mereka mungkin tidak bermaksud membuat Anda merasa seperti itu, dan dekati mereka untuk mendiskusikannya lebih lanjut. Ingatlah bahwa ketakutan mengarah pada persepsi – pertimbangkan apa yang mungkin Anda anggap orang lain karena ketakutan Anda sendiri.

Lakukan Pekerjaan yang Lebih Baik Dalam Berkomunikasi Melalui Email

• Berikan perhatian penuh pada tulisan email Anda. Meskipun sekarang kita dapat menulis email di mana saja, penting untuk tidak melakukannya. Jika Anda harus menulis email saat bepergian, tunggu untuk mengirimnya sampai Anda memiliki kesempatan untuk membaca ulang dan memeriksa isinya. Mengirim email cepat ke kolega atau mitra Anda dengan tergesa-gesa dapat mengesankan kekesalan atau meremehkan; periksa dan periksa kembali apakah Anda sedang menulis saat bepergian.
• Masukkan kembali emosi ke dalam komunikasi email Anda: Meskipun emoticon bisa terasa tidak profesional, ada alasan mengapa emoticon begitu populer! Menambahkan emotikon ke dalam email atau pesan teks dapat membantu menyampaikan makna dan mengembalikan emosi ke dalam percakapan. Tentu saja, Anda harus selektif mana yang Anda pilih, di mana Anda menambahkannya DAN Anda perlu tahu bahwa semua orang mengerti apa artinya. Jika Anda tidak nyaman menggunakannya atau tidak yakin apakah itu pantas, tambahkan satu atau dua kalimat yang menunjukkan maksud Anda atau berbagi emosi / konteks atau perspektif Anda.
• Ingatlah bahwa sulit membayangkan bagaimana rasanya orang lain tidak tahu, apa yang Anda ketahui. Steven Pinker (2014) menyebutnya sebagai kutukan pengetahuan. Hal-hal yang terdengar lugas dan jelas bagi kita, siapa tahu, bisa sangat membingungkan bagi orang lain. Luangkan waktu untuk mempertimbangkan audiens Anda, sebelum Anda menulis email itu. Paparkan dengan jelas, secara sederhana maksud Anda dalam berkomunikasi, dan informasi latar belakang apa pun yang harus diketahui orang sebelum mereka berkontribusi / membuat keputusan / mengambil tindakan.
• Tulis email / pesan teks / komunikasi trello / komentar online dan kemudian TUNGGU untuk mengirimnya. Ambil 60 detik (atau lebih) dan kemudian kembali ke sana. Baca ulang. Pikirkan lagi. Apakah ini masuk akal? Apakah saya sudah jelas? Apakah ini yang ingin saya katakan? Apakah maksud saya akan dipahami oleh pembaca? Sudahkah saya mencoba melakukan terlalu banyak dalam satu email? Apakah ini orang yang tepat untuk mengirim email?
• Hapus kata ‘hanya’ dari kosakata email Anda (“Saya HANYA menindaklanjuti untuk melihat apakah”) bersama dengan frasa “Saya tidak yakin apakah Anda melihat / membaca / menerima email saya sebelumnya” dan “sesuai email kami sebelumnya / percakapan / pertemuan”. Frasa dan kata-kata ini secara teratur membuat daftar konten email paling banyak dibenci untuk diterima.

Tingkatkan Konferensi Video

• Model bagi orang lain yang membagikan emosi Anda atau katakan bahwa Anda tidak mengerti. Dalam pertemuan tatap muka, dimungkinkan untuk mengukur dari ekspresi wajah dan bahasa tubuh yang tidak dipahami oleh orang yang Anda ajak berkomunikasi. Ini jauh lebih sulit pada panggilan skype; menjadi model eksplisit ketika Anda tidak mengerti atau apa yang harus diperiksa pada poin yang dibuat orang lain, akan membantu orang lain untuk melakukan hal yang sama ketika Anda berbicara.
• Gunakan isyarat sosial untuk membantu orang lain dalam konferensi video untuk mengantisipasi percakapan (seperti yang kita lakukan tatap muka). Bahasa tubuh, nada bicara, kontak mata, semuanya memberi tahu kita kapan giliran kita untuk berbicara. Menambahkan isyarat eksplisit dapat membuat percakapan mengalir lebih mudah. Ini bisa sesederhana, “Saya hampir selesai dan akan menyerahkannya kepada Anda, Alison, setelah poin saya berikutnya”. Tanggapi orang-orang ketika mereka berbicara, anggukkan kepala Anda atau mengatakan “ya, saya setuju” membantu orang lain untuk mengetahui bahwa Anda terlibat dalam apa yang mereka katakan.
• Konferensi video pengguna secara sadar, dengan tujuan: menggunakan kesempatan konferensi video untuk meminta orang lain membagikan perasaan mereka tentang kemitraan atau topik yang Anda diskusikan – atau sekadar membagikan sesuatu yang mereka rasa positif dari pekerjaan atau kehidupan rumah mereka . Bangun koneksi di antara tim dan hindari terlalu fokus pada menandai daftar tugas.
• Ingat aturan 10 menit. Tidak peduli seberapa disiplin Anda, kurangnya emosi dan isyarat dalam komunikasi virtual melelahkan bagi otak Anda. Tidak ada yang dapat berkonsentrasi secara pasif selama lebih dari 10 menit, jadi jika Anda menjalankan rapat, Anda perlu mengubahnya dan ‘menangkap kembali’ perhatian orang-orang setiap 10 menit.

Bertanggung Jawab atas Komunikasi Virtual Anda.

Secara teratur dan khusus refleksikan keterampilan komunikasi virtual Anda.

Berkreasilah tentang cara Anda berkomunikasi dan cobalah cara baru ‘mengembalikan hal-hal pribadi ke dunia maya’. Mintalah umpan balik dari orang lain saat Anda mencoba hal-hal baru. Bicarakan tentang apa yang Anda coba lakukan, dan mengapa (tidak) – ajak sebanyak mungkin orang untuk bergabung!

Tindaklanjuti komunikasi virtual negatif sesegera mungkin dengan yang bersangkutan. Gunakan telepon dan mengobrolah, atau bertemu tatap muka (jika Anda bisa!).