Quote from: Partnership Broker Accreditation Notebook (Partnership Brokering Accreditation System)

By Yanti Triwardiantini, Executive Director of Indonesia Business Link

Introduction

This learning note is the result of reflection when the author became the Executive Director of IBL when facilitating partnerships in the fields of water supply, sanitation and environmental health in various regions in Indonesia. This multi-stakeholder facilitation process lasted for 1 year, but the process of self-reflection as a facilitator (broker) took place within 3 months, in 2009.

Definitions:

Partnership can be understood as a working relationship that lasts for a long time in which risks and benefits are shared. In practice, each partner is involved in creating activities together, contributing, and committed to being open (accountable) to each other (source: Partnering Initiative, 2009).

In every partnership (multi-party) there is always a person or organization whose position is in the midst of all parties, which functions as a broker. A partnership broker is a person / organization that actively moves among other partners who directs the journey of the partnership by helping them create a road map, select tools and change directions when needed. The understanding of this is somewhat different in Indonesia, because the term broker is better known in the property or insurance sector, with different functions commercially.

As of this writing, the term “partnership brokerage” has been standardized internationally, through the “Partnership Brokering Accreditation Scheme” initiative led by the Partnering Initiative, a UK-based non-profit organization. In Indonesia, the term “partnership broker” can be referred to as “partnership facilitator” even though it actually means too narrowly. In the term “broker partnership” contains the following functions:

•      Catalyst: drives interactions without intervention

•      Initiator: initiates ideas but allows partners to process it further

•      Facilitator: facilitates the interaction process and summarizes the results.

•      Mediator: bridging when conflicts occur between partners

•      Coordinator: coordinates the partnership process

As a partnership facilitator, there are several roles that can be done so that the partnership can be realized properly:

a.       Internal Broker (Internal Facilitator), namely the party who facilitates the process of compiling a program strategy together with the steering committee involving corporate partners, donor agencies and government institutions.

b.       External Broker (external facilitator), namely as a party who assists local governments in building partnerships with local companies or organizations.

The Role of Mediators in the Sanitation Program in Indonesia

The Indonesian government has national priorities for water supply, sanitation management and environmental health maintenance. Since 2007, the central government has carried out regional strengthening in this sector through the initiative – the Indonesia Sanitation Sector Development Program, which is coordinated by Bappenas. By sector, partnership initiatives are supported by the Ministry of Public Works for Public Housing (Kementrian PUPR) through the Directorate General of Human Settlements (Direktorat JendraL Cipta Karya).

The process of selecting a good partner is a very important step, because it involves consideration based on criteria that are tailored to the needs. These criteria are generally related to the capacity of the organization and the quality of the actors. In this case, we often have to use our intuition about who can provide added value actively. The key to the success of getting a good partner is complete information and the right time. It takes effort to do careful due diligence, including visiting key contacts in each of the partner organizations.

In daily reality, it often takes time or is difficult to meet the leader of the partner organization / company because of his busy life. This is where the facilitator plays an important role in helping to meet these contacts. Getting approval in principle or “blessing” from the leader is very important for the smooth running of further processes.

The next thing to pay attention to is the structure of the meeting, because it is related to local behaviour or culture. There are different patterns of behaviour from each sector (government, companies, NGOs / academics). In Indonesia (especially big cities), executives and government officials are often reluctant to attend meetings for more than 2 hours. The longer the meeting / workshop lasts, the greater the tendency to represent it. This will influence the decision-making process at each stage. Therefore, a facilitator (broker) must be able to ensure that the discussion and summary process is carried out efficiently by always making the participants (partners) focus on important matters that require consensus or decisions.

Broker Mediator Communication Skills Factors

A reliable facilitator / broker needs to have adequate communication skills, including building good relationships with every partner involved in the partnership. The following is a note regarding the functions and roles of a mediator broker.

In a multi-stakeholder situation, the role of the facilitator / broker sometimes has to change according to its function. Many lessons can be learned in the brokering process. For example, as an initiator of ideas, a broker will be an observant observer, so they can see / read pressing issues. However, if they are not sensitive to the social dynamics that are developing, then a broker may be seen by his partners as a critic who is in the opposite position.

In the facilitation function, often a broker is the chairperson of the meeting, and not a neutral party, thus placing his position as a decision maker. Though it shouldn’t be. Of course, the situation becomes a dilemma if the broker also works for one of the partners involved.

In a position as a mediator, the position of a broker is often asked to give advice / advice by the partners who have dissenting opinions, as well as provide recommendations for steps that should be taken.

When trust has arisen, partners (participants) will tend to talk more or share experiences. Allowing participants to express their opinions or various experiences will increase commitment and enthusiasm / desire to build partnerships. However, the facilitator sometimes needs to be strict about limiting time and focusing attention on the objectives of the meeting.

Another skill required is forming conclusions and consolidating the results at the end of each meeting, in a concrete and tangible manner.

First month’s review

During the first month of observing the broker’s function, the following were the issues that were encountered:

  1. The definition of “partnership broker” needs to be promoted more clearly to all stakeholders, especially where the local literal meaning can have different connotations.
  2. Build mutual trust among potential partners.
  3. Local governments are key partners.

When external brokers do not live in the same area, time and distance can become constraints which can significantly hinder the partnership building process. However, this can be helped by placing a representative to assist in further technical facilitation.

Factors that determine the success of the facilitation process include the need to find the most effective means of communication with the various key executives of the partners. Good personal relationships sometimes help speed up the process as well as enrich a spirit of collaboration.

Patience and persistence are key factors that help build a close partnership. In addition, a professional broker must be professional, promote a nurturing or nurturing attitude, and build harmony in the learning process in order to foster healthy innovation.

Gathering a continuous learning process and sharing skills with relevant stakeholders, will make it easier for us as brokers to create a partnership framework because partners should build / create their own without depending on us. Although competence is the main key to success as a broker, often sharp intuition, a strong network, and the luck factor also influence the expected results.

Scope and action planning

A partnership broker must do continuous learning, seek information, get input / advice from experts, and listen to partners. Some useful tips are:

  • Listen to what stakeholders say, before we make any suggestions.
  • Understand the laws / regulations that can be a barrier to partnerships
  • Think big, start a small activity, then move fast. “Think big, start small, and then move fast”.

Partnerships take time to form and grow. The preparation stage determines the outcome, so it should not be underestimated. This stage requires patience, flexibility, adaptability and persistence.

For infrastructure programs, it will be very easy for a facilitator if they have technical competence, so that they can quickly adapt and understand the terms and processes applied in infrastructure projects. Intuition and luck factors are also contributing factors.

Conclusion

As a final note, communication is indeed a very important factor in determining the success or failure of a partnership facilitation process. But there is often no one-size-fits-all way. In a country that often experiences uncertainty, the luck factor is often dominant, although it is also influenced by the quality of the personality and behaviour of a broker. Basically everyone has the same chance to succeed, but the success rate depends on persistence.

*******

Kemitraan Multi-Pihak Pada Proyek Pengadaan Air, Sanitasi  dan  Kesehatan Lingkungan di Indonesia: Pembelajaran Dari Proses Kemitraan.

Kutipan dari:

Buku Catatan Akreditasi Broker Kemitraan

(Partnership Brokering Accreditation System)

oleh: Yanti Triwadiantini, Executive Director of Indonesia Business Link (IBL), Resources Centre for Corporate Citizenship

Pengantar

Catatan pembelajaran ini merupakan hasil refleksi saat penulis menjadi Direktur Eksekutif IBL ketika menfasilitasi kemitraan dalam bidang pengadaan air, sanitasi dan kesehatan lingkungan pada berbagai daerah di Indonesia. Proses fasilitasi multi-pihak ini berjalan selama 1 tahun, namun proses refleksi diri selaku fasilitator (broker) terjadi dalam kurun waktu 3 bulan, di tahun 2009.

Definisi :

Kemitraan dapat dipahami sebagai hubungan kerja yang berlangsung dalam jangka waktu lama dimana resiko dan manfaat saling dibagi. Dalam prakteknya, setiap mitra terlibat dalam penciptaan aktifitas secara bersama-sama, memberikan kontribusi, serta berkomitmen untuk saling terbuka (akuntabel) (sumber: Partnering Initiative, 2009).

Dalam setiap kemitraan multi-pihak selalu ada seseorang atau organisasi yang posisinya berada ditengah semua pihak, yang menjalankan fungsi sebagai broker. Broker kemitraan adalah seseorang/organisasi yang secara aktif bergerak di antara mitra-mitra lain yang mengarahkan perjalanan kemitraan dengan membantu mereka membuat peta rencana jalur perjalanan (road map), memilih alat ( tools ) dan perubahan arah saat dibutuhkan. Pengertian akan hal ini agak berbeda di Indonesia, karena istilah broker lebih dikenal di bidang properti atau asuransi, dengan fungsi yang juga berbeda secara komersial.

Sampai saat tulisan ini diturunkan, istilah “broker kemitraan” sebetulnya telah dibakukan secara internasional, melalui prakarsa “Partnership Brokering Accrediation Scheme” yang dimotori oleh Partnering Initiative, organisasi nirlaba berbasis di Inggris (UK). Di Indonesia, istilah “broker kemitraan” bisa disebut sebagai “fasilitator kemitraan” walaupun sebenarnya maknanya terlalu sempit. Dalam istilah “broker kemitraan”, terkandung fungsi-fungsi berikut:

  • Katalis : menggerakkan terjadinya interaksi tanpa melakukan intervensi
  • Inisiator : penggagas ide namun membiarkan mitra-mitra mengolah lebih lanjut
  • Fasilitator : memfasilitasi proses interaksi dan merangkum hasil.
  • Mediator : menjembatani saat terjadi konflik antar mitra
  • Koordinator : mengkoordinir proses kemitraan

Sebagai fasilitator kemitraan, ada beberapa peran yang dilakukan agar kemitraan dapat terwujud dengan baik:

  1. Internal Broker (Fasilitator internal), yakni pihak yang memfasilitasi proses penyusunan strategi program bersama steering committee yang melibatkan mitra2 perusahaan, Lembaga donor dan institusi pemerintah.
  • External Broker (Fasilitator eksternal), yaitu sebagai pihak yang membantu pemerintah daerah dalam membangun kemitraan dengan perusahaan atau organisasi lokal.

Peran Mediator Dalam Program Sanitasi di Indonesia

Pemerintah Indonesia memiliki prioritas nasional untuk pengadaan air, pengelolaan sanitasi serta pemeliharaan kesehatan lingkungan. Sejak 2007, pemerintah pusat melakukan penguatan daerah dalam sektor ini melalui prakarsa – Indonesia Sanitation Sector Development Program, yang dikoordinir oleh Bappenas. Secara sektoral, prakarsa kemitraan didukung oleh Departemen Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat (PUPR) melalui Direktorat Jenderal Cipta Karya.

Proses pemilihan mitra yang baik merupakan langkah yang sangat penting, karena melibatkan pertimbangan berdasarkan kriteria-kriteria yang disesuaikan dengan kebutuhan. Kriteria tersebut umumnya terkait dengan kapasitas organisasi dan kualitas para pelakunya. Dalam hal ini, seringkali kita harus menggunakan intuisi mengenai siapa yang dapat memberikan nilai-tambah secara aktif.  Kunci keberhasilan mendapatkan mitra yang baik adalah informasi yang lengkap serta waktu yang tepat. Diperlukan usaha untuk melakukan due diligence secara teliti, termasuk mengunjungi kontak-kontak yang penting dalam setiap mitra organisasi.

Dalam kenyataan sehari-hari, seringkali sulit untuk dapat menemui pemimpin dari mitra organisasi/perusahaan karena kesibukan mereka. Disinilah peran penting fasilitator dalam membantu menemui kontak-kontak tersebut. Mendapatkan persetujuan prinsip atau ‘restu’ dari pemimpin sangat penting demi kelancaran proses-proses selanjutnya.

Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah struktur rapat, karena terkait dengan perilaku atau kultur setempat. Ada perbedaan pola perilaku dari setiap sektor (pemerintah, perusahaan, LSM/akademisi). Di Indonesia (khususnya kota2 besar), para eksekutif maupun pejabat pemerintahan seringkali enggan untuk hadir dalam rapat lebih dari 2 jam. Semakin lama rapat/lokakarya berlangsung, maka kecenderungan untuk mewakilkan akan lebih besar. Hal ini akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan dalam setiap tahap. Oleh sebab itu, seorang fasilitator (broker) harus dapat mengupayakan proses diskusi dan rangkuman dilakukan secara efisien dengan selalu mengupayakan para peserta (mitra) untuk fokus kepada hal-hal penting yang memerlukan konsensus atau keputusan.

Faktor Ketrampilan Komunikasi Broker Mediator

Seorang fasilitator/broker yang handal perlu memiliki ketrampilan komunikasi yang memadai, termasuk membina hubungan yang baik dengan setiap mitra yang terkait di dalam kemitraan. Berikut adalah catatan terkait fungsi dan peran seorang broker mediator.

Dalam situasi multi-pihak, peran fasilitator/broker, kadang harus berganti-ganti sesuai fungsinya. Banyak pelajaran dapat dipetik dalam proses brokering. Misalnya, selaku penggagas ide, seorang broker akan menjadi pengamat yang jeli, sehingga dapat melihat/membaca isu-isu yang mendesak. Namun jika tidak peka terhadap dinamika sosial yang berkembang, maka seorang broker bisa jadi dipandang oleh para mitranya sebagai kritikus yang posisinya berlawanan.

Dalam fungsi fasilitasi, seringkali seorang broker dijadikan pimpinan rapat, dan bukan menjadi pihak yang netral sehingga menempatkan posisinya sebagai pengambil keputusan. Padahal seharusnya tidak demikian. Tentunya situasi menjadi dilematis jika sang broker juga bekerja di salah satu mitra yang terlibat.

Dalam posisi sebagai mediator, posisi seorang broker seringkali diminta memberi nasihat/advis oleh para mitra yang bersilang pendapat, serta memberikan rekomendasi langkah-langkah yang sebaiknya diambil.

Di saat rasa percaya telah timbul, maka para mitra (peserta) akan cenderung lebih banyak bicara atau berbagi pengalaman. Mempersilahkan peserta untuk mengemukakan pendapat atau berbagai pengalaman, akan meningkatkan komitmen dan semangat/keinginan untuk membangun kemitraan. Namun demikian, fasilitator kadang perlu tegas untuk membatasi waktu dan memfokuskan perhatian kepada tujuan dari pertemuan.

Ketrampilan lain yang diperlukan adalah membentuk kesimpulan dan konsolidasi hasil di akhir setiap pertemuan, secara konkrit, mengacu kepada hasil dan nyata (tangible).

Ulasan bulan pertama:
Selama bulan pertama observasi fungsi “broker”, saya menemukan bahwa isu-isu yang akan dihadapi adalah :
Definisi “partnership broker” perlu dipromosikan secara lebih jelas kepada semua pemangku kepentingan, terutama karena arti harfiah broker secara lokal dapat menimbulkan konotasi berbeda.
Membangun rasa saling percaya di antara para calon mitra pemerintah daerah adalah kunci sukses Anda.

Pada saat broker eksternal tidak tinggal di daerah yang sama, waktu dan jarak dapat menjadi kendala yang cukup menghambat proses pembangunan kemitraan. Namun hal ini bisa dibantu dengan menempatkan seorang perwakilan yang membantu dalam fasilitasi lanjutan yang bersifat teknis.

Faktor yang menentukan keberhasilan proses fasilitasi adalah termasuk perlunya mencari cara komunikasi yang paling efektif dengan berbagai eksekutif kunci dari mitra-mitra. Hubungan baik secara personal kadang membantu mempercepat proses sekaligus memperkaya semangat kerjasama.

Kesabaran dan kegigihan merupakan faktor-faktor kunci yang membantu terjalinnya kemitraan yang erat. Selain itu, seorang broker professional haruslah bersikap profesional, mengedepankan sikap mengayomi atau mengasuh, serta membangun harmoni dalam proses pembelajaran agar menumbuhkan inovasi yang sehat.

Menggalang proses pembelajaran yang terus menerus dan membagi ketrampilan kepada pemangku kepentingan yang terkait, akan mempermudah kita selaku broker dalam membuat kerangka kemitraan karena para mitra seyogyanya membangun/membuatnya sendiri tanpa bergantung kepada kita. Meskipun kompetensi merupakan kunci sukses yang utama sebagai broker, namun seringkali intuisi yang tajam, network yang kuat, serta faktor keberuntungan mempengaruhi juga hasil-hasil yang diharapkan.

 

Perencanaan lingkup dan aksi

Seorang broker kemitraan harus melakukan pembelajaran terus menerus, mencari informasi, mendapatkan masukan/nasihat dari para ahli, serta mendengarkan para mitra. Beberapa tips yang bermanfaat untuk aktifitas itu adalah:

  • Dengarkan kata pemangku kepentingan, sebelum kita mengajukan usul apapun.
  • Memahami UU/peraturan yang berlaku yang dapat menjadi penghambat kemitraan
  • Berfikir besar, mulai suatu kegiatan kecil, kemudian bergerak cepat. “Think big, start small, and then move fast”.

Kemitraan memerlukan waktu untuk pembentukan dan tumbuh. Tahap persiapan sangatlah menentukan hasilnya, sehingga tidak boleh disepelekan. Tahapan tersebut memerlukan kesabaran, kelenturan, adaptabilitas dan kegigihan.

Untuk program-program infrastruktur, akan sangat memudahkan bagi seorang fasilitator jika memiliki kompetensi teknis, sehingga dapat dengan cepat beradaptasi dan mengerti istilah-istilah dan proses yang diterapkan dalam proyek-proyek infrastruktur. Intusisi dan faktor keberuntungan juga menjadi faktor penunjang.

Kesimpulan

Sebagai catatan akhir, komunikasi memang merupakan faktor yang sangat penting untuk menentukan berhasil tidaknya sebuah proses fasilitasi kemitraan. Namun sering kali tidak ada suatu cara yang dapat diterapkan secara umum untuk semua keadaan. Dalam suatu negara yang sering mengalami ketidakpastian situasi, faktor keberuntungan seringkali dominan, meskipun dipengaruhi juga oleh kualitas kepribadian dan perilaku seorang broker. Pada dasarnya setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berhasil, namun tingkat keberhasilannya bergantung dari kegigihannya.