Panduan dalam menentukan peran, menunjuk dan menilai kinerja seorang broker.

Oleh Ros Tennyson dan Bulbul Baksi.

Dalam artikel yang ditulis oleh dua pakar kemitraan dari The Partnership Brokers Association ini, dibahas secara terperinci berbagai hal yang terkait dalam menetapkan seorang broker kemitraan, lengkap dari mulai kriteria personil hingga tata cara perekrutannya. Bagian kedua ini membahas perihal peran dan tanggung jawab, menciptakan deskripsi peran hingga atribut-atribut yang perlu dimilik seorang broker kemitraan. Artikel aslinya terdapat dalam tautan yang kami sertakan dibawah ini. [i]

Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Responsibilities)

Seorang broker kemitraan seringkali diharapkan untuk mengambil berbagai peran – baik secara intuisi, lewat undangan, atau instruksi – seperti yang jelas terlihat pada apa yang dibutuhkan  untuk kemitraan agar dapat  bekerja dalam konteks dan keadaan tertentu. Hal-hal ini dapat mencakup:

  • Menyemai gagasan bermitra dengan mitra potensial, pembuat kebijakan dan/atau donor – menjelaskan bagaimana hal itu dapat bekerja dan dapat lebih baik ketimbang pendekatan-pendekatan alternatif.
  • Menginspirasi para pembuat keputusan untuk mengikuti pendekatan multi-sektor untuk upaya pembangunan berkelanjutan mereka.
  • Membangun kolaborasi aktif diantara para mitra itu sendiri maupun antara mitra, pemangku kepentingan lainnya dan donor eksternal.
  • Mendorong (dan mencontohkan) perilaku kemitraan yang baik, sehingga akan membantu kemitraan untuk berfungsi secara efektif dan kreatif.
  • Melindungi visi dan prinsip inti kemitraan, dalam hal apa pun

Dalam hal apa pun – betapapun luasnya tanggung jawab perantara kemitraan – agar efektif di tingkat mana pun, broker  kemitraan selalu membutuhkan:

  • Pengakuan dan penerimaan peran mereka oleh mitra dan pihak penting lainnya.
  • Keterlibatan dalam bentuk keterlibatan aktif dengan, dan dukungan praktis dari para mitra.
  • Kejelasan dalam hal tugas dan kerangka waktu pengerjaan mereka
  • Pengawasan – dengan manajemen yang sesuai dan prosedur penilaian yang telah disepakati sebelumnya.

Broker kemitraan yang baik akan bekerja terus menerus untuk membangun kapasitas dan sistem dalam kemitraan – dengan demikian mempromosikan saling ketergantungan yang sehat antara mitra daripada membuat ketergantungan mitra pada sang broker.

Broker kemitraan yang baik faham bahwa peran mereka memang penting tetapi hanya bersifat sementara dan dengan sengaja bekerja untuk membuat diri mereka tidak diperlukan.

Saat menunjuk broker kemitraan, penting untuk mengingat ‘siklus hidup’ kemitraan[i]  (lihat gambar di bawah ini).

Gambar 1. Siklus Hidup Kemitraan

… dan juga mempertimbangkan cara-cara di mana perantara kemitraan cenderung berkembang dan berubah selama siklus ini (lihat gambar 2 di bawah ini).[i]

Gambar 2. Peran Broker Kemitraan Pada Tahap Kemitraan

Menciptakan Deskripsi Peran (Creating a Role Description)
Setelah keputusan dibuat tentang tipe mitra / hubungan kemitraan apa yang paling sesuai dengan kemitraan tersebut, disarankan untuk membuat deskripsi pekerjaan yang terperinci sebagaimana contoh dibawah ini:

Template untuk deskripsi pekerjaan broker kemitraan

  1. Deskripsi kemitraan, tujuan dan konteksnya
  2. Keterampilan dan kompetensi utama yang dibutuhkan dalam peran tersebut (lihat tabel di bawah)
  3. Garis besar kegiatan utama dan bagaimana kegiatan tersebut dapat berubah dari waktu ke waktu.[i]
  4. Lihat Siklus Kemitraan dan perubahan peran broker selama setiap fase.
  5. Jadwal untuk penyelesaian tugas-tugas tertentu.[ii]
  6. Klarifikasi manajemen lini dan sistem akuntabilitas.[iii]
  7. Rincian prosedur penilaian.
  8. Syarat dan ketentuan penunjukan termasuk: gaji tahunan (jika bekerja) atau biaya (jika bekerja sendiri) atau ketentuan perjanjian pro-bono; durasi kontrak / periode pekerjaan yang disepakati; hak-hak (liburan, pensiun, pengeluaran) dan kondisi dimana kontrak dapat diubah atau diakhiri oleh salah satu pihak.

Untuk memenuhi deskripsi pekerjaan di atas, seorang broker kemitraan membutuhkan seperangkat keterampilan khusus seperti yang ditunjukkan pada tabel di bawah ini:

KETERAMPILAN/KOMPETENSIPENJELASAN
Percaya diri ‘menahan ruang’ (hold space)Membantu mitra bekerja melalui kompleksitas, masalah yang sulit dipecahkan, dan menghadapi ambiguitas yang tidak memiliki jawaban langsung atau pasti.
EmpatiUntuk berlatih mendengarkan secara aktif dan memahami beragam perspektif, keinginan dan keprihatinan mitra, dan kemudian memprosesnya melalui lensa kemitraan.
NegosiasiUntuk bekerja melalui perbedaan pendapat dan nilai dengan cara mengeksplorasi minat-minat yang mendasari dan membantu mitra mengembangkan empati dan memahami perspektif masing-masing
MemfasilitasiUntuk mempromosikan pembangunan hubungan berdasarkan prinsip-prinsip kesetaraan, transparansi, saling menguntungkan dan merangkul keragaman. Percakapan yang sulit (difficult conversations) adalah kunci untuk membangun kemitraan. Konfrontasi yang terukur dan terampil mungkin juga yang dibutuhkan.
Penyatuan informasi & pencatatanUntuk mengelola dan merekam data yang kompleks serta lapisan informasi dan pengalaman. Memadukan diskusi dalam kemitraan memerlukan pengembangan kerangka acuan yang konsisten dengan mitra.
Artikulasi and PresentasiUntuk berkomunikasi dengan tepat dan mewakili nuansa sebuah diskusi atau masalah. Para broker kemitraan harus memahami dan mengartikulasikan kerangka acuan yang digunakan oleh mitra.
Melatih & membangun kapasitasUntuk membangun tim perantara dan rekan kerja panutan, berbagi tanggung jawab dan pengambilan keputusan bersama. Pada akhirnya, seiring dengan kemajuan kemitraan, broker akan mengalihkan tanggung jawab kepada mitra (atau staf proyek). Hal ini akan membuat seorang broker mundur dari peran garis depan dan bekerja di latar belakang untuk mendukung dan melatih mitra individu atau staf dalam membangun keterampilan kemitraan dan keperantaraan mereka sendiri.
Membangun kelembagaanUntuk membantu meningkatkan keterlibatan organisasi mitra serta membantu setiap organisasi menjadi lebih ‘sesuai dengan tujuan’ dalam pendekatan kemitraan mereka. Para broker juga perlu membantu mitra membangun prosedur tata kelola dan  akuntabilitas sehingga kemitraan itu sendiri akan menjadi lebih ‘melembaga’
Meninjau dan MerevisiTinjauan rutin  bermanfaat pada Kemitraan guna memastikan bahwa mereka tetap bersemangat dan tidak kehilangan momentum. Sebagai seseorang yang memiliki pengetahuan mendalam tentang kemitraan, posisi seorang broker menjadi unik karena memfasilitasi tinjauan itu sendiri atau, jika mereka dianggap terlalu dekat dengan kemitraan untuk melakukan hal ini secara cukup objektif, mereka dapat memberi pengarahan kepada orang lain untuk memfasilitasi tinjauan atas nama mitra. Mereka juga memiliki peran penting dalam merevisi kemitraan berdasarkan pengalaman.

Keterampilan dan kompetensi apa pun yang dimiliki (atau tidak) oleh calon yang ditunjuk, ada kualitas pribadi / profesional tertentu yang akan membawa mereka ke dalam peran perantara kemitraan mereka. Pada akhirnya kualitas-kualitas ini mungkin lebih penting / berharga daripada keterampilan profesional tertentu. Atribut tersebut meliputi:

  • Dedikasi pada prinsip kemitraan inti (kesetaraan, transparansi, saling menguntungkan dan merangkul keragaman)
    • Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan
    • Dapat dipercaya dengan menjaga sikap independen dan adil.

Untuk informasi lebih lanjut tentang ini, silakan lihat: Profil Pialang Kemitraan – Pola Dasar Pialang, Atribut Pribadi & Keterampilan Teknis.[i]

Jika Anda ingin orang yang Anda tunjuk menjadi lebih sadar diri, Anda dapat mengarahkan mereka kepada : Alat Penilaian Diri seorang Broker.[ii]


[i] Tersedia di www.partnershipbrokers.org

[ii]Ibid


[i] Akan berguna jika merujuk pada perubahan sifat peran broker kemitraan di sekitar Siklus Kemitraan – lihat gambar 1 di atas.

[ii] Dengan asumsi peran broker kemitraan dipandang sebagai ‘sementara’ (dimana komitmen waktu telah disepakati sebelum penunjukan), penting untuk membangun titik-titik tahapan dan jadwal untuk penyelesaian tugas-tugas tertentu.

[iii] Penting untuk melibatkan semua mitra dalam hal ini


[i] Copyright: Partnership Brokers Association


[i] Diadaptasi dari  The Partnering Toolbook, 2003, tersedia (dalam beberapa Bahasa) pada situs www.thepartneringinitiative.org  


[i]Tulisan ini merupakan terjemahan dari artikel berjudul Appointing-a-Partnership-Broker yang dimuat dalam Jurnal Partnership Broker Association edisi Juli 2018.