Oleh Ros Tennyson dan Bulbul Baksi.

Dalam artikel yang ditulis oleh dua pakar kemitraan The Partnership Brokers Association ini, dibahas secara terperinci berbagai hal yang terkait dalam menetapkan seorang broker kemitraan, lengkap dari mulai kriteria personil hingga tata cara perekrutannya. Bagian ketiga ini membahas perihal tehnis rekrutmen dan aplikasi seorang broker kemitraan, termasuk juga, detil hal-hal yang seharusnya termuat dalam kontrak seorang broker kemitraan. Artikel aslinya terdapat dalam tautan yang kami sertakan pada catatan akhir[i].

Proses aplikasi

Selain memberikan CV dan pernyataan minat dan kesesuaian untuk peran perantara, adalah ide bagus untuk meminta lebih banyak detail tentang pengalaman kemitraan pelamar dan / atau rekam jejak perantara kemitraan. Pertanyaan untuk ditanyakan sebelumnya dapat mencakup:

  • Jenis kemitraan multi-pemangku kepentingan apa saja yang pernah Anda ikuti?
  • Peran broker kemitraan apa yang telah Anda lakukan hingga saat ini?
  • Apa yang Anda lihat sebagai kekuatan broker kemitraan utama Anda?
  • Apa yang Anda temukan sebagai tantangan kemitraan/broker kemitraan yang khas dalam pekerjaan Anda sampai saat ini?
  • Apakah Anda seorang broker kemitraan yang memenuhi syarat (yaitu yang secara resmi diakreditasi oleh PBA [Partnership Broker Association]) atau apakah Anda memiliki kualifikasi yang relevan / setara (misalnya dalam mediasi, negosiasi atau fasilitasi)?

Dalam hal referensi – sangat berharga untuk mencoba dan mendapatkan dukungan dari kesesuaian pelamar dengan melakukan percakapan dengan seseorang yang akrab dengan pekerjaan broker kemitraan dan rekam jejak mereka.

Melakukan Janji Wawancara

Penting untuk mempertimbangkan siapa yang harus terlibat dalam pra-pertemuan atau dalam wawancara itu sendiri.[ii] Untuk broker kemitraan internal, mungkin keputusan dibuat dalam organisasi mitra tertentu (seringkali organisasi yang memulai kemitraan) tetapi bahkan dalam hal ini, praktik yang baik adalah melibatkan satu atau lebih mitra lain dalam proses seleksi. Untuk broker kemitraan eksternal, seharusnya cukup mudah untuk melibatkan dua atau lebih mitra dalam proses wawancara dan seleksi.

Saat melakukan wawancara untuk menunjuk broker kemitraan, ada baiknya menyelidiki untuk mencoba dan mencari tahu apakah calon yang ditunjuk menunjukkan sejumlah atribut penting atau tidak. Misalnya, menanyakan jenis pertanyaan yang mungkin mengungkapkan apakah mereka mampu untuk:

  • Masuk ke dalam perspektif mitra yang berbeda
  • Menunjukkan kejelasan tujuan dan fokus
  • Memberikan intervensi yang praktis, produktif, dan bijaksana
  • Teliti dalam pencatatan dan komunikasi
  • Mendukung daripada mendominasi dalam cara mereka berperilaku terhadap mitra dan pemangku kepentingan
  • Menerima tugas mereka untuk melayani / mengelola proses kemitraan
  • Bersedia untuk ‘melepaskan’ peran dan menyerahkan kepada mitra ketika waktunya tepat dan yang terpenting,
  • Memberikan ‘kesesuaian’ yang tepat dalam hal konteks, budaya, kebutuhan, dan tantangan tertentu.

Menyusun Kontrak

Sifat kontrak dapat bervariasi karena sejumlah faktor.[iii] Untuk perantara kemitraan internal, misalnya, di mana perannya mungkin lebih informal, jenis dokumen yang diperlukan mungkin lebih sesuai dengan lingkup pekerjaan yang dilampirkan pada kontrak kerja yang ada (disepakati dalam maju dengan mitra). Untuk broker kemitraan eksternal, karena dibawa ke kemitraan sebagai ahli yang dibayar, kontrak formal akan diperlukan.

Hal-hal yang perlu dimuat dalam kontrak adalah

  1. Garis besar proposal kemitraan yang diajukan
  2. Peran broker yang diharapkan dapat mainkan.
  3. Jangka waktu durasi peran mereka
  4. Tonggak pencapaian (milestone) dalam kaitannya dengan siklus kemitraan
  5. Lingkup pekerjaan / garis besar tanggung jawab utama
  6. Manajemen lini, prosedur penilaian dan peninjauan
  7. Strategi serah terima

Selain itu, kontrak harus menjelaskan semua syarat dan ketentuan penunjukan (termasuk gaji/biaya dan hak liburan) serta rincian prosedur pengaduan dan, jika relevan, masalah hukum dan asuransi. Selain itu, kontrak harus meringkas manajemen lini dan pengaturan akuntabilitas.

Pengawasan dan Pertanggungjawaban

Dari tahap awal, para mitra harus menyetujui bagaimana dan kepada siapa seorang broker kemitraan akan bertanggung jawab. Ada dua jenis pertanggung jawaban, yaitu:

  • Manajemen lini sehari-hari – paling efisien dilakukan atas nama kemitraan oleh individu yang dinominasikan.
  • Pertanggung jawaban tertinggi – hal ini selalu melibatkan semua mitra dengan menggunakan beberapa sistem pelaporan dan penilaian yang telah disepakati sebelumnya.

Para mitra perlu memahami dan membedakan antara kedua pertanggung jawaban ini dan untuk membuat (serta mematuhi) pengaturan pelaporan yang sesuai untuk para broker. Broker juga memerlukan klarifikasi awal tentang:

  • Mekanisme komunikasi yang akan memastikan mitra memberikan masukan, umpan balik, dukungan, dan kritik (jika layak) secara teratur.
  • Tanggung jawab, wewenang dan persyaratan akuntabilitas untuk mitra (satu sama lain sebagaimana juga terhadap organisasi mitra individu mereka).
  • Keadaan di mana kemitraan dapat dihentikan (dan implikasinya terhadap peran perantara).
  • Keadaan dimana, dan prosedur dimana, peran broker dapat ditentang, diubah atau dihentikan.
  • Prosedur pengaduan yang dapat mereka gunakan jika diperlukan

Semua pihak yang terlibat perlu memperhatikan peran sang broker dengan serius dan memberikan rasa hormat serta perhatian pada kebutuhan broker. Hal ini termasuk bersikap terbuka dan jujur ​​tentang masalah yang menjadi perhatian serta menganggap serius proses peninjauan dan penilaian broker.

Setiap saat, mitra dan manajer lini harus menawarkan pandangan mereka secara profesional dan membantu – kemitraan idealnya harus diperkuat, bukan dilemahkan, dengan cara mengelola broker kemitraan dan meninjau kinerja mereka.


[i]Artikel ini terdapat dalam jurnal The Partnership Brokers Association » Appointing a Partnership Broker.

[ii]Mungkin ide yang bagus (terutama dalam kasus broker eksternal) untuk mengatur kandidat terpilih untuk bertemu mitra dan / atau mengunjungi area kerja yang diusulkan atau proyek yang ada sebagai bagian dari proses wawancara. Hal itu penting agar para mitra yakin tentang pilihan dimana sang broker dapat benar-benar menunjukkan keterampilan yang mereka akan butuhkan dari perannya itu.

[iii]Mengingat sifat khusus dari peran broker – khususnya bahwa mereka harus cukup cair dan juga bersifat sementara (karena akan menyerahkan kepada mitra atau manajer proyek pada waktunya) – kontrak jangka pendek hingga menengah mungkin lebih cocok daripada kontrak terbuka atau jangka panjang