Oleh : Ros Tennyson dan Bulbul Baksi.

Dalam artikel yang ditulis oleh dua pakar kemitraan The Partnership Brokers Association ini, dibahas secara terperinci berbagai hal yang terkait dalam menetapkan seorang broker kemitraan, mulai dari kriteria personil hingga tata cara perekrutannya. Bagian ke lima sekaligus bagian terakhir ini membahas bagaimana review atas kinerja seorang broker kemitraan dilakukan. Artikel aslinya terdapat dalam tautan yang kami sertakan pada catatan akhir artikel ini[i].

Melakukan Rapat Review Kinerja Seorang Broker.

Mengingat sifat kompleks dari peran broker kemitraan (termasuk akuntabilitas ganda mereka) untuk struktur manajemen lini organisasi tunggal serta mitra (sebagai kelompok), wawancara penilaian perlu dilakukan oleh manajer lini dan satu orang lagi yang ditunjuk oleh mitra untuk mewakili perspektif mereka.

Penataan pertemuan tinjauan itu penting – dengan mempersiapkan orang-orang yang akan mewawancarai dengan baik. Selain tinjauan komprehensif tentang bagaimana broker kemitraan telah memenuhi peran mereka, penting untuk menawarkan kesempatan kepada broker tersebut untuk memberi umpan balik tentang pengalaman mereka – terutama untuk mengidentifikasi masalah manajemen atau kontekstual yang mungkin memiliki dampak tak terduga pada kemampuan mereka untuk mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya.

Mereka yang melakukan wawancara mungkin juga perlu diingatkan bahwa sang broker kemitraan ini akan memahami peran mereka yang bersifat sementara dan oleh karena itu keberhasilannya juga perlu diukur pada seberapa jauh, kompleks dan komprehensifnya portofolio kegiatan mereka.

Pengambilan Keputusan, Umpan Balik dan Gerak Maju

Setelah tinjauan selesai, kesimpulan dan proposal apa pun untuk pekerjaan di masa mendatang harus diberikan secara tertulis kepada broker kemitraan tersebut dan dikomunikasikan dengan tepat kepada mitra. Laporan tertulis harus mencakup target yang telah disepakati dan direvisi, serta jelas untuk periode berikutnya. Dimana perlu atau diinginkan untuk dilakukan perubahan dalam hal manajemen / perilaku / fokus baik broker kemitraan atau mitra, ini juga harus diperinci dan didiskusikan dengan mereka yang terlibat – sedapat mungkin dengan saran praktis dan jadwal perubahan yang akan dilaksanakan.

Perlu juga untuk melihat prosedur peninjauan sebagai cara untuk mengambil stok agar semua yang terlibat dapat lebih memahami perubahan persyaratan kemitraan seiring berkembangnya waktu. Bagian dari proses penilaian harus memungkinkan broker dan mitra untuk bergerak maju daripada terjebak dalam kebiasaan dan hubungan kerja yang terlalu bergantung.

Ada beberapa keadaan di mana pekerjaan broker kemitraan dianggap sepenuhnya tidak memuaskan. Jika disepakati bahwa tidak ada ruang untuk perbaikan, peran yang bersangkutan harus dihentikan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang digariskan dalam kontrak Dimana peran telah dilakukan secara informal (misalnya, broker internal hanya dapat mengadopsi peran untuk mengisi kesenjangan jangka pendek), mungkin perlu diskusi yang jujur ​​dengan mitra sebagai kelompok tentang bagaimana peran dapat dibagi lebih luas di masa depan atau diserahkan kepada orang lain, baik internal maupun dari eksternal kemitraan.

Bagaimanapun, penting untuk diingat bahwa broker kemitraan adalah wilayah profesi yang relatif baru dan karena itu hanya ada sedikit norma atau tolok ukur yang dapat digunakan untuk mengukur kompetensi mereka. Pialang kemitraan ada untuk mendukung mitra dan melayani kebutuhan kemitraan daripada membangun posisi permanen untuk diri mereka sendiri, sehingga dalam menilai seberapa baik mereka memenuhi peran, manajer dan mitra mungkin perlu mencari kualitas yang tersamar daripada kualitas yang jelas. Perantaraan kemitraan yang baik pada akhirnya harus diukur dengan seberapa efektif kemitraan tersebut berkembang dan seberapa sistematis peran broker menjadi tidak diperlukan.

Hal-hal lain yang Perlu Dipertimbangkan

Bekerja sebagai broker kemitraan sering kali menempatkan diri mereka dalam posisi ‘menengahi’ sejumlah hal yang berbeda – misalnya:

  • Membantu memprakarsai dan/atau membentuk kemitraan dengan menyatukan ide, inovasi dan tanggapan imajinatif terhadap masalah yang sulit dipecahkan
  • Membangun dan menengahi berbagai hubungan di seluruh perbedaan tradisional budaya, sektor, nilai, status dan/atau geografi
  • Mendukung proses pengambilan keputusan yang kompleks dengan berbagai pemangku kepentingan baik di tingkat strategis / pengambilan keputusan atau tingkat akar rumput -20

Sangat penting bagi pengambil keputusan untuk memantau bahwa seorang broker kemitraan tidak dijadikan ‘kambing hitam’ untuk kegagalan mitra atau kemitraan – tak lain untuk kesehatan dan kesejahteraan broker kemitraan sebagai seorang profesional juga bagi kemitraan itu sendiri.

  • Secara aktif mencari peluang untuk membangun kapasitas kemitraan dalam individu, organisasi dan kemitraan
  • Membantu dalam evolusi mekanisme kolaboratif dan kelembagaan baru yang sesuai dengan tujuan model
  • Melibatkan mitra, donor, dan lainnya dalam pendekatan baru untuk meninjau efektivitas kemitraan dan nilai tambah

Seorang broker kemitraan sering kali mendapati diri mereka tidak hanya mengelola keragaman tetapi juga menyulap sejumlah kontradiksi dalam kemitraan – misalnya sebagai berikut:

Mendukung / melayaniMembentuk/ Mengarahkan
MenggangguKonsolidasi
Bekerja dari wawasan intuitifBekerja dari deduksi logis
Tidak selaras/netralBergairah / gigih
Membangun level playing fieldMempromosikan kepemimpinan baru

Hal ini bisa menjadi peran yang sulit, dan mereka yang melakukannya dengan baik sering kali membawa banyak hal, yang hampir tidak terlihat sebagai tanggung jawabnya. Sebenarnya ada kemungkinan seorang broker kemitraan terbaik menjalankan peran mereka dengan tingkat kesopanan yang mengesankan dan menghindari ‘kemeriahan’. Bagian dari tugas Anda ketika menunjuk seorang broker kemitraan adalah mengenali hal-hal semacam ini, memahaminya, dan jika perlu, memberikan suara kepada mereka pemahaman tentang betapa pentingnya / berharga / perlunya seorang perantara kemitraan dalam memastikan kemitraan multi-stakeholder (dan bentuk model kolaboratif lainnya) dengan benar-benar mengoptimalkan potensi mereka.


[i]Artikel ini terdapat dalam jurnal The Partnership Brokers Association » Appointing a Partnership Broker.